El principio de funcionamiento de los materiales de oficina metálicos se basa esencialmente en las propiedades físicas y mecánicas de los materiales metálicos. A través del diseño estructural y la tecnología de procesamiento, logran las funciones de soporte, soporte de carga, almacenamiento y protección en el uso de oficina. Los propios materiales metálicos poseen alta resistencia, rigidez y estabilidad, lo que los hace menos propensos a deformarse significativamente bajo tensión. Esta característica les permite soportar el peso de documentos, equipos o artículos de oficina durante períodos prolongados manteniendo la confiabilidad de la estructura general.
Para realizar estas funciones, los suministros de oficina metálicos a menudo se diseñan incorporando principios estructurales mecánicos para mejorar la practicidad y la eficiencia operativa. Las correderas para cajones utilizan estructuras de rodillos y fricción deslizante para lograr una apertura y cierre suaves; los marcos de escritorio metálicos plegables logran el cambio entre desplegarse y plegarse mediante el equilibrio mecánico de las bisagras y las varillas de soporte; Las herramientas de oficina metálicas, como las grapadoras, amplifican las pequeñas fuerzas manuales mediante palanca para penetrar y asegurar el papel. Estos diseños utilizan esencialmente la transmisión y conversión de fuerza para hacer que las operaciones de la oficina sean más sencillas y eficientes.